個人情報の取り扱いについて

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2022年5月1日
アイピーシステム株式会社
1.

個人情報の取得と利用目的

当社は、 個人情報の取得、利用にあたっては、個人情報保護法及び関係法令等を遵守し、適法かつ公正な手段で行います。
当社は、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、 それら利用目的の達成に必要な範囲内で利用させていただきます。 当社が取扱う個人情報、並びにこれらの利用目的は以下の通りです。当社は、法令で定められた場合を除き、下記の利用目的以外には使用しません。

ご提供いただく個人情報について

○お客さまに関する個人情報
  お客さまから、個人情報をご提供いただく場合は、当社における事業活動のみに利用致します。お客さまの個人情報ならびに事業活動における利用目的は以下の通りです。

■当社が取得するお客さまの個人情報
  お客さまから、ご提供いただいた氏名、組織における所属・肩書、生年月日、住所、電話番号、電子メールアドレス、FAX番号、その他当社の業務遂行に必要な情報

■利用目的
  ①受注業務のため。
  ②契約の締結・履行、請求業務に関する手続きのため。
  ③取引上の連絡、問い合わせのため。
  ④その他法令等に定める事務手続きのため。
  上記の目的に必要な範囲で、当社委託先に提供する場合があります。当社および委託先は、お客さまの個人情報について、その利用目的を達成した情報については、当社の定めたルールに従い廃棄します。

○お取引先さま(含顧問契約先さま)に関する個人情報
  お取引先さま(含顧問契約先さま)から、個人情報をご提供いただく場合は、当社における事業活動のみに利用致します。お取引先さま(含顧問契約先さま)の個人情報ならびに事業活動における利用目的は以下の通りです。

■当社が取得するお取引先さま(含顧問契約先さま)の個人情報
  お取引先さま(含顧問契約先さま)から、ご提供いただいた氏名、組織における所属・肩書、個人番号、生年月日、住所、電話番号、銀行口座、電子メールアドレス、FAX番号、その他当社の業務遂行に必要な情報

■利用目的
  ①発注業務のため。
  ②契約の締結・履行、支払業務に関する手続きのため。
  ③取引上の連絡、問い合わせのため。
  ④当社に常駐されるお取引先さま社員の健康管理、福利厚生のため、及び住居、駐車場、保険等契約のため。
  ⑤支払報酬料等に係る支払調書作成・提出に関する事務のため。
  ⑥その他法令等に定める事務手続きのため。
  当社は、お取引先さま(含顧問契約先さま)の個人情報について、その利用目的を達成した情報については、当社の定めたルールに従い廃棄します。

○採用応募者に関する個人情報
  採用応募者から、個人情報をご提供いただく場合は、当社における採用活動のみに利用致します。採用応募者の個人情報ならびに採用活動における利用目的は以下の通りです。

■当社が取得する採用応募者の個人情報
  採用応募者からご提供いただいた氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、電子メールアドレス、学歴・職務経歴、学業成績、保有資格等の身上に関する情報

■利用目的
  ①採用選考に際し、学校でどのような勉強をしてきたか、これまでの職場でどのような経験をされてきたかに加え、得意・不得意分野など、応募者の人物像を把握し、入社後の適正配置や育成を検討するため。
  ②採用選考に関するご連絡や問い合わせ、結果通知等の事務処理のため。
  ③採用に関し、当社が企画するインターンシップや会社説明会等のご案内のため。
  当社は、採用応募者の個人情報について、不採用となった場合、本人への返却はせず、その利用目的を達成した情報については、当社の定めたルールに従い廃棄します。

○役員・社員(含内定者)に関する個人情報
  役員・社員(含内定者)から、個人情報をご提供いただく場合は、当社への入社手続きおよび入社後の就業管理や給与支払業務等にのみ利用致します。役員・社員(含内定者)の個人情報ならびに就業における利用目的は以下の通りです。

■当社が取得する役員・社員(含内定者)の個人情報
  役員・社員(含内定者)からご提出いただいた氏名、個人番号、性別、生年月日、住所、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、学歴、職歴、保証人、卒業・成績証明、スキル表、保有資格、家族情報、健康診断結果、勤怠状況、銀行口座、写真、自己申告、その他就業に関する情報、源泉徴収票、住民税額、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号

■利用目的
  ①入社手続きのため。
  ②就業後の雇用管理・教育のため。
  ③源泉徴収票の作成、提出その他源泉徴収に関する事務のため。
  ④雇用保険届出等に関する事務のため。
  ⑤健康保険・厚生年金保険届出等に関する事務のため。
  ⑥国民年金の第3号被保険者の届出等に関する事務のため。
  ⑦報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成・提出に関する事務のため。
  ⑧定期健康診断、ストレスチェック等健康管理のため。
  ⑨その他法令等に定める個人番号関係事務のため。
  ⑩中小企業退職金共済関係事務手続きのため。
  ⑪住居、駐車場、保険等契約のため。
  ⑫ホームページ、採用活動時に利用するため。
  ⑬お客さまとの取引に利用するため。
  ⑭研修のため。
  ⑮社内イベント参加のため。
  ⑯上記各号に関連する事務のため。
  当社は、役員・社員(含内定者)の個人情報について、本人の退社後も本人への返却はせず、その利用目的を達成した情報については、当社の定めたルールに従い廃棄します。

○株主さまに関する個人情報
  株主さまから、個人情報をご提供いただく場合は、会社法等に基づく事項の履行ほか下記記載の利用目的のみに利用致します。株主さまの個人情報ならびに利用目的は以下の通りです。

■当社が取得する株主さまの個人情報
  氏名、個人番号、性別、生年月日、住所、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、家族情報、銀行口座、その他法令等に定めるもの

■利用目的
  ①株主さまの法律に基づく権利の行使や義務の履行のため。
  ②株主さまとしての地位に対して、当社から便宜を供与するため。
  ③株主さまと当社との関係を円滑にするための各種方策を実施するため。
  ④各種法令に基づく所定の基準による株主さまのデータを作成する等、株主さまの管理のため。
  ⑤株式に係る支払調書作成・提出に関する事務のため。
  ⑥その他法令等に定める個人番号関係事務のため。
  当社は、株主さまの個人情報について、株主さまの株式に伴う権利関係解消後も本人への返却はせず、その利用目的を達成した情報については、当社の定めたルールに従い廃棄します。

2.

個人情報の第三者提供

当社は、取得いたしました個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することはありません。但し、次の場合は除きます。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取り扱いを委託する場合があります。この場合には、法令及び当社規程で定めた基準に従って適切な管理を行います。

3.

保有個人データの安全管理のために講じた措置

(1)基本方針の策定
当社は、個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、関係法令・ガイドライン等の遵守、安全管理措置に関する事項、質問及び苦情処理の窓口等に関する基本方針を策定しています。

(2)個人データの取扱いに係る規律の整備
個人情報の、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について定める個人情報の取扱いに関する規定を整備しています。また、外部委託に関する規程及び漏えい等への対応に関する規程も整備しています。

(3)組織的安全管理措置
当社は、個人データを取扱うにあたり、個人データの正確性の保持に努めるとともに、不正なアクセス、漏えい、滅失またはき損等のリスクに対して効果的な安全管理策が講じられるよう、社内体制を整備しています。社内に情報管理責任者及びセキュリティ委員会を設置し、個人データの取扱いに係る規定に従った運用、取扱い状況を確認する手段の整備、漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合に適切かつ迅速に対応するための体制を整備しています。 また、個人データの取扱状況を定期的または適宜把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組んでいます。

(4)人的安全管理措置
情報管理責任者は、従業者に対し、個人データの適正な取扱いに関する留意事項や関係法令・ガイドライン等の遵守事項等について、定期的に社内研修を実施し、安全管理等を周知徹底するとともに、教育及び訓練をしています。さらに個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込み、全従業者から念書を徴求することで、徹底しています。

(5)物理的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等防止対策、機器及び電子媒体等を社外へ持ち出す場合の漏洩対策、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄時の漏洩対策等によって、物理的に従業者の個人データの利用について制限しています。

(6)技術的安全管理措置
当社は、個人情報アクセス制御方針を確立し、従業者の役割(権限)ごとに、アクセス範囲や利用できる機能に制限をかけることで、従業者は、その役割で許可されている範囲でしかアクセスや機能の利用ができない等のアクセス者の識別と認証に関して技術的措置を行っています。また、外部からの不正アクセス等の対策として、情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール等を設置し不正アクセスを遮断するとともに、ログ等の定期的な分析や、ウイルス対策ソフト等の利用により不正アクセス等を検知することで、個人データの漏えい等を防止しています。

(7)外的環境の把握
当社が、外国の第三者に業務を委託する場合及び外国のクラウドを利用する場合等、外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。現在、取扱いはありません。

4.

個人情報の開示等の請求手続き

当社は、保有個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、開示等という)ならびに第三者提供記録の開示につき、ご本人(原則として)からのお申し出の場合に、ご本人(又は代理人)であることを確認させていただいた上で、対応いたします。

受付窓口及び受付方法

★「個人情報開示等請求依頼手続き」記載の必要書類をご準備の上、次項5の窓口に、直接お越しいただくか、又は郵送(書留郵便、代金はご本人負担)にてお申込みください。(電話・電子メール・FAXでの請求依頼はお受けできませんのであらかじめご了承願います。)

★「個人情報開示等請求依頼手続き」
★をクリックして必要書類をご確認ください。「開示等請求書」用紙をコピーしてご記入の上、必要書類を添えてご提出願います。

5.

個人情報についてのお問合せ及び苦情相談窓口

当社への「お問合せ及び苦情相談」は、以下までお願いいたします。

名称 アイピーシステム株式会社
申出先 個人情報ご相談窓口 経営企画部担当
住所 〒700-0962 岡山県岡山市北区北長瀬表町2-16-27
電話番号 086-805-0678 (受付時間 9:00~17:00)
E-MAIL

6.

当社の所属する認定個人情報保護団体(苦情の解決の申出先)

<注意> 当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。ご注意願います。

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第47条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取り扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ、個人情報の適正な取り扱いの確保を目的とする団体です。

当社の所属する認定個人情報保護団体は、以下の団体で、当社における個人情報の取扱いに関 する苦情を申し出ることができます。

名称 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
申出先 個人情報保護苦情相談室
住所 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号 03-5860-7565 / 0120-700-779